1. Базова постановка
„Каквото и да говорим, става въпрос за пари“
Всички сме чували това твърдение. Тук също става въпрос за пари, в случая със складово стопанство за бавно оборотни стоки. Това са стоки, чиято обращаемост не може потенциално да надхвърли 10 пъти за година. Пример за бавно оборотни стоки са резервни части, строителни материали, инструменти, бяла и черна техника и др. Пример за бързо оборотни стоки са цигари, хранителни стоки и други.
В конкретния случай ще говорим за банооборотни стоки и по-конкретно резервни части. Много от принципите са напълно приложими и за бързооборотните стоки, но с редица специфики – като например съхранение, срок на годност и т.н., които изискват друг подход.
Когато говорим за пари всички разбираме печалба – абсолютна или в проценти. С повечето собственици винаги ми се е налагало да дискутираме печалбата и да пропускаме възвращаемостта от инвестицията. В началото това ме учудваше много, но след един разговор в който отговора на този въпрос от CEO на много милионна организация бе:
„…ти ми осигури възможно най-голям процент печалба и не се притеснявай за инвестицията! В момента лесно се намират пари за инвестиране…“
се замислих. Разбира се, колко логично бе. Повечето хора се интересуват от количеството печалба и това е напълно разбираемо, особено ако организацията има свободни средства за инвестиране или намирането им е сравнително евтино!
Ако печелите 50% от инвестицията си, но това възлиза едва на 50 лв, то тогава съм сигурен, че ще предпочете да печелите 5000 лв от друга инвестиция, въпреки че това е едва 20% печалба.
Само, че това е на пръв поглед!
Следва да отчитаме както печалбата в проценти и в абсолютна стойност, така и възвръщаемостта от инвестицията!
В противен случай може да си направим лошо сметката – не отчитайки, че работим с много ниска възвръщаемост може да се окаже, че пропускаме друга много по-добра възможност – примерно да инвестираме същата сума в недвижимо имущество.
*Обращаемост на склад се изчислява като себестойност на продажбите върху средната себестойност на складовата наличност за период!
И така възвръщаемостта от инвестицията в складова стока е пропорционална % печалба и обращаемостта на складовата наличност.
Тогава, ако искаме да оптимизираме възвръщаемостта от складови стоки, то трябва да се съсредоточим върха процента печалба и обращаемостта!
Тук веднага правя уговорката, че разглеждаме единствено процеса на покупка и складиране/съхранение на стоките. Продажбата не е обект на внимание, въпреки че значително влияе на процента печалба!
2. Какво печелим, когато увеличавам възвращаемостта?
Нека приемем, че складовото стопанство работи с 25% печалба и обращаемост 1,5 (ако средната себестойностт на складовата наличност е 1 милион лева, то себестойността на продадените стоки за периода е 1,5 милиона, което за да генерира 25% печалба означава, че продажбите са стойност 2 милиона)
Ако използваме поръчки на обем и за дълъг срок на доставка, което ни предоставя допълнителна отстъпка, то същата складова наличност (като номенклатура и количество) вече ще е на средна себестойност за 0,95 милиона. По същата причина и процента печалба, ще се повиши допълнително до 27% примерно, при положение че имаме същата ценова политика и продажбен процес.
Нека да разпродадем и артикулите, които не продаваме от склада и така, допълнително намалим стойността на склада до 0,9 милиона.
При този хипотетичен сценарий, възвръщаемостта от инвестицията в складови стоки (ROI) ще нарасне от 37,5%(1,5 х 25%) до 45%. Обращаемостта на складовата наличност ще е 1,5/0,9 (същата себестойност на продадените стоки, но средната наличност е вече 0,9) умножено по новият процент продажба 27% = 45% възвръщаемост от инвестицията.
Това означава, че вместо 4 г. инвестицията ще се изплати за малко повече от 2 г.
Просто казано – това означава повече пари като директна полза.
На практика, това означава и нещо много важно, което не е толкова видимо и ясно. По-малко залежал склад или по-малко изгубени пари при бракуването на неизползваемата остаряла стока! Това е следствие на оптимизирания, обективен процес на поръчка и значително намаляване на вероятността наличните части на склад да се превърнат в неизползваеми!
3. Какво пречи на практика да се постигне висока възвращаемост от инвестицията?
Отговорът на поставения въпрос е съвсем прост. Субективното човешко мнение и самоувереността на експертен персонал, че познаваме и знаем добре какво трябва да поръчаме, кога и колко!
На картинката по-горе виждате очакваното развитие на складовата наличност, групирано по обращаемост. През първата година от съществуването на склада, стойността на наличната стока обикновено е малка и процентното съотношение на стоките, които не се продават и се продават в по-малко от необходимото количество спрямо наличността (сив цвят) е ниско.
С течение на годините работа на складовото стопанство се поръчва все повече стока и расте относителния дял на не полезната складова наличност. Обикновено, след 7та година склада оперира ефективно (с над 3 пъти обращаемост) едва от половината складова наличност като себестойност.
Ето и реални данни:
4. Задължително изискване за оптимизационната задача по увеличаване на възвращаемостта
Както всяка оптимизационна задача и тази има практическо изискване. Как да постигнем максимално висока възвръщаемост, но
без да компрометираме необходимата складова номенклатура и количество!
През цялото време трябва да имаме стоката, която се търси и необходимото количество за да удовлетвори клиентите в приемлив диапазон!
За да удовлетворим това ограничение, първо трябва да измерим обективно складова наличност, спрямо търсенето! За това има различни критерии:
- First fill-in (row or order level)
- Service level
- Lost deals
- % emergency orders
- Breadth2+
- Customer satisfaction
- Minimum stock quantities
И други.
Желателно е, но не винаги е възможност да се използват няколко индикатора, тъй като един индикатор не е достатъчно обективен!
По този начин, оптимизационната задача вече е поставена ето така:
Как да увеличим възвръщаемостта от инвестицията ни в складова стока, докато (примерно)
- first fill in rate >= 65%
- % спешни поръчки <=10%
- клиентската удовлетвореност >=85%
5. Какво е решението на поставената задача?
Съвсем на кратко:
- Мониторинг – проследяване на всички индикатори от складовото стопанство регулярно и лесно
- Разделяне на склада по групи – анализиране, групиране и определяне на критерии и диференцирани подходи. Определяне на специфични цели за всяка група.
- Дългосрочно планиране – използване на математически модели за прогнозиране
- Ежедневно планиране – използване на стратегически подход за ежедневно проследяване и актуализиране на складовата наличност.
- Използване на BI – дори и ако това трябва да е вездесъщия ексел, необходимо е информацията да е налична по всяко време, лесно и достъпно.
- Проследяване – отчитане на влиянието на всеки един фактор и промяната му.
6. Реален пример за постигане на по-висока възвръщаемост от складова инвестиция.
- Мониторинг. Чрез използване на BI Tableau се извършва визуализация на всички интересни и важни показатели на дейността, като например.
Поставената задача е да се постигне по-голяма възвръщаемост от инвестицията в складово стопанство, при запазване и подобряване на наличността като номенклатура и количество. Единственият инструмент с който може да се борави за изпълнението на поръчките е логистиката – кога, какво и колко се поръчва и преразпределя!
- Дългосрочно планиране – реализиране на математически подход за прогнозиране на продажбите на база на исторически продажби
- Ежедневно планиране – създадена специфична за организацията функционалност за лесно и ефективно преразпределение на наличната стока
- Ежедневно проследяване на това до колко складовата наличност и количествата са достатъчни. Използвания критерий са минимални количества по всеки един склад, но изчислявани динамично за всеки един момент и локация. Т.е. ако ситуацията се е променила, минималното количество за всяко местоположение и/или време е в съответствие с продажбите.
- Резултатът – увеличена обращаемост на складовата наличност от 2,3 до 3,5 в рамките на една календарна година. През същото време имаме значително увеличени продажби изпълнено условие за изпълнение на динамични минимални количества от >80% средно. Това означава увеличена възвращаемост с 1/3 повече!
