5-те числа, които показват дали складът Ви печели пари (или тихо ги източва)…
Как и защо счетоводният баланс може да Ви подведе!
Сценарият
Отчетът за приходите и разходите изглежда добре. Печелите и то добре. Разбира се, винаги може и повече, но за това са нужни повече клиенти, а намирането на нови клиенти е трудно, особено в днешно време.
И все пак, вътрешното Ви усещане подсказва, че нещо не е наред. Има проблем и това личи от банковата сметка. Там нещата не изглеждат така, както се очаква. Нещо не съвпада и това поражда едно неясно, но напълно осезаемо чувство за тревожност – откъде идва и какво го причинява?
Защо?
Защото складът Ви крие истината.
Повечето дистрибутори се фокусират върху продажбите. Празнуват, когато приходите растат, но пренебрегват тихия убиец: наличностите.
Ето 5-те числа, които всеки собственик, оперативен директор и финансов директор трябва да следи ежемесечно.
1. Тенденция на продажбите и маржа (Наистина ли растете?)
Продажбите са сравнително постоянни през годините, но с тенденция към спад. В последните няколко години се забелязва подобрение в печалбата и известен, макар и колеблив, ръст в продажбите. На пръв поглед – нищо сериозно. Дори прогнозата за следващата година изглежда типична.
Но дали е така наистина?
Въпросът: Освен че няма достатъчен ръст в продажбите, какво е притеснителното? Има ли изобщо причина за тревога? Нали имате ръст в маржа и изглежда реално продажбите да се увеличат!
Изводът: Счетоводният баланс, както и отчетът за приходите и разходите, не предоставят пълната картина на бизнеса. Ще трябва да използваме и друга информация, за да оценим ситуацията възможно най-точно.
2. ROI (Възвръщаемост на инвестициите)
След първоначалния спад до 25%, виждаме ръст, който през последните 3 години е значителен и достига през 2023 г. до 90%. На практика това означава, че срещу всяко вложено евро в складова наличност бизнесът генерира почти едно ново евро.
Въпросът: Какво се е променило в бизнеса, за да има такова сериозно подобрение? Колко възвръщаемост трябва да търсим? 90% достатъчни ли са?
Изводът: От информацията за приходите и разходите не можем да открием причината. Приходите може да са значителни, но това не гарантира, че бизнесът наистина е на печалба и/или че не може да се подобри значително.
3. Коефициент на обръщаемост на склада (Оценката за ефективност)
Информацията за складовите наличности е ключово важна, но не се вижда в отчета за приходите и разходите – поне, не директно. Също така не е ясно разбираема и в счетоводния баланс.
Изводът: Обръщаемостта на склада е изключително показателно число за това доколко е успешен бизнесът. Дори при добра печалба, ниската обръщаемост блокира значителни средства в стока, а потенциалът за генериране на залежала стока е огромен.
- 2014–2020: Складът се е обръщал само веднъж годишно. Това означава, че сте имали цяла година наличности, които не работят за Вас. Те източват средствата Ви, остаряват, заемат място и отнемат ресурс за съхранението им. Източват незабелязано бизнеса Ви.
- 2021–2024: Обръщаемостта се е подобрила до 2,0–2,7. Това води до увеличение на ROI – имате същите приходи, но при значително по-малка инвестиция.
Минимална обръщаемост на склада: Зависи изцяло от вида бизнес и стратегията. Няма универсален правилен отговор, но има добри примери и статистически данни. Трябва да се планира предварително.
ВНИМАНИЕ: Необичайно високите стойности на обръщаемостта, въпреки че са напълно възможни, не винаги са за препоръчване – вижте т. 6 Breadth.
Възможност: За конкретно разглеждания бизнес препоръчителната обръщаемост е от 3 до 4 пъти. При достигане на обръщаемост от 3,5 ROI ще достигне до 120%. Малко бизнеси имат такава възвръщаемост. Кой не би искал да запази същите приходи срещу значително по-малка инвестиция?
4. Залежала наличност (Убиецът на бизнеса)
Няма да откриете тази информация в счетоводните доклади. Ще трябва да поработите с данните, за да определите залежалата стока и нейното количество.
Ето разбивката на склада по тип залежала наличност:
| Тип наличност | Причина | Стойност |
|---|---|---|
| Бавноподвижен склад | Начална наличност | 570 € |
| Друго | 242 683 € | |
| Закупено поради отстъпка | 5 407 € | |
| Залежал склад | Начална наличност | 17 699 € |
| Друго | 58 131 € | |
| Закупено поради отстъпка | 12 190 € | |
| Закупено в пакети | 96 € | |
| Залежал склад 5+ години | Начална наличност | 132 761 € |
| Друго | 92 329 € | |
| Закупено поради отстъпка | 22 811 € | |
| Закупено в пакети | 216 € | |
| Оборотен склад | Начална наличност | 19 454 € |
| Друго | 83 263 € | |
| Закупено поради отстъпка | 24 267 € | |
| Общо | 711 876 € |
И графично представяне на развитието на залежалия склад по месеци:
Изводът: Значително намаляване на складовите наличности в периода 2020–2024 г. Това води до увеличение на обръщаемостта – вижте предходната точка .
За съжаление, намаляването на стойността на складовата наличност не е само за сметка на залежалата стока, но и на необходимата. Стойността на залежалата стока над 5 години е почти 60% от цялата наличност. Тази наличност е като „воденичен камък, окачен на врата на този бизнес”. Представете си да я няма!
Информация за причината за генериране на залежалата стока:
Проблемът: Следните три причини са водещи за генериране на залежал склад: „закупено поради допълнителна отстъпка”, „закупено количество в пакет” и „поради грешка”.
- “Закупено поради отстъпка” е класически проблем. Спестили сте 10% от покупната цена, но сега тази наличност стои години, струвайки Ви много повече на година за складиране и замразен капитал.
- Закупуването в пакет стои по същия начин, с уговорката, че понякога нямате друга възможност.
- Грешките са неизбежни, но е важно да има система за проследяване и коригиране.
Възможност: Използване на обективни, математически модели за прогнозиране на бъдещото търсене с отчитане на тренд, периодичност и други параметри. Въвеждане на система за връщане на закупени по грешка артикули.
5. Класификация на артикулите (Списъкът за действие)
Всички артикули следва да имат фирмена класификация, която да се проследява и обновява редовно. Най-известната класификация е ABC/XYZ анализът. Тук Ви предлагам следната класификация:
| Класификация | Стойност | % |
|---|---|---|
| Доходоносен | 66 911 € | 51% |
| Залежала наличност | 35 990 € | 28% |
| Наличност в повече | 24 468 € | 19% |
| Необходим | 3 102 € | 2% |
Артикулите са разделени според индивидуалната си обръщаемост и себестойност. Така се образуват 4 квадранта:
- Доходоносен артикул – висока обръщаемост и висока себестойност на продажбите.
- Залежал артикул – ниска обръщаемост и ниска себестойност на продажбите.
- Наличност в повече – ниска обръщаемост, но висока себестойност на продажбите.
- Необходим артикул – висока обръщаемост, но ниска себестойност на продажбите.
Изводът: Колкото повече артикули имаме в доходоносната зона за сметка на тези в залежалата и тези с наличност повече от необходимата, толкова по-добре е организиран процесът на поръчка на складови наличности. Зоната с необходимите артикули е „необходимото зло”, без което не може, и следва да се наблюдава внимателно.
6. Breadth2+ (Поддържате ли наличност на търсени артикули?)
Breadth по дефиниция е какъв процент от артикулите, които трябва да поддържате на склад, са налични. Тук веднага следва въпросът: имате ли такава дефиниция и как я определяте?
Ето информацията за конкретния бизнес:
| Локация | Breadth2+ | Артикули |
|---|---|---|
| Локация 1 | 6% | 609 |
| Локация 2 | 2% | 671 |
| Локация 3 | 4% | 832 |
| Локация 4 | 4% | 520 |
| Локация 5 | 6% | 511 |
| Локация 6 | 26% | 567 |
Конкретният бизнес поддържа изключително нисък процент на наличност за артикули, които се продават и се търсят от клиентите. Това намалява доверието към бизнеса и рискът клиентите да потърсят конкуренти се увеличава значително. Пряката последица е загуба на продажби.
Изводът: В желанието да се намали залежалата складова наличност се ограничават артикулите, които се търсят от клиентите. Това намалява продажбите и разрушава доверието, което допълнително подкопава бъдещите продажби. Дори стратегията да е закупуване на търсените артикули веднага от доставчика и предаването им на клиента на следващия ден, винаги остава въпросът защо клиентът да чака.
Възможност: Изграждане на система за определяне кои артикули следва да са налични (винаги или в определени периоди) за всеки търговски обект, както и система, която да осигурява наличността на тези артикули. Опитът ми показва, че това не изисква много средства, но увеличава доверието и генерира продажби.
ВАЖНО: Ако поддържате само най-продаваните артикули на склад и нямате залежал склад, ще постигнете много висока обращаемост, но клиентите Ви няма да намират при Вас налично всичко от което се нуждаят и ще трябва да чакат доставка.
Обобщение
5-те KPI, които следва да добавите към счетоводните отчети, ако имате складова дейност:
- ROI (възвръщаемост на инвестицията)
- Обръщаемост на склада
- Залежал склад
- Дефиниция на артикулите и разпределение на наличността според дефиницията
- Breadth – какъв процент от необходимите артикули поддържате налични за всеки търговски обект
На базата на данните за приходите и разходите и горните 5 KPI, складът разказва ясна история:
- Продажбите намаляват.
- Обръщаемостта е ниска.
- Голяма част от наличните стоки са залежали или бавноподвижни.
- Стратегията е реактивна – има търсене, тогава купуваме.
Решението
- Спрете да купувате „заради отстъпки”, без да използвате обективни модели, които да проследявате за работоспособност.
- Спрете да държите наличности „за всеки случай”.
- Започнете да използвате данни за планиране на зареждането.
Какво предлагам
Изграждам Модел за прогнозиране на зареждането с Tableau и R, който:
- Изгражда управленски информативни табла с информация за бизнеса Ви от всеки възможен аспект.
- Прогнозира продажбите за следващите X месеца (с интервали на доверие).
- Класифицира артикулите.
- Открива „пропуски в процесите” (отстъпки за количество, закупуване в пакет, грешки и др.).
- Препоръчва точно какво да поръчате, какво да намалите и какво да ликвидирате.
